En elektronisk ambulancejournal giver redderne og akutmodtagelserne i Nordjylland mere tid til patienterne. Ved at observere oginterviewe brugerne har firmaet bag journalen fundet centrale problemer i arbejdsgangene. Resultatet er et system med stort økonomiskpotentiale.
Alle ambulancer i Region Nordjylland er i dag udstyret med en elektronisk ambulancejournal, amPHI, som kan sende informationer om patientens tilstand til hospitalet før ankomst. Det har lettet den administrative byrde for redderne såvel som personalet på akutmodtagelserne, hvilket frigiver mere tid til patienterne.
”Projektet startede i 2001, hvor vi var i dialog med læger om nogle af de problemer og mangler, de havde i hverdagen. Eksempelvis skulle redderne skrive journalerne manuelt på papir,” siger Erling Henningsen, adm. direktør i Judex A/S, som har udviklet amPHI i tæt samarbejde med Anæstesi Sektor Nordjylland, ITSundhed Nordjyllands Amt og Falck A/S.
”Vi blev enige om, at det var en god idé at lave en elektronisk ambulancejournal, og søgte offentlige midler fra Det Digitale Nordjylland til at udvikle en prototype til en enkelt ambulance, som kørte med den i et år.”
Hjælp fra studerende
I projektet fik de hjælp fra datalogistuderende på Aalborg Universitet, som var med ude i ambulancerne og lave observationsstudier og brugbarhedstest. Ved at følge journalen gennem hele patientforløbet fandt de bl.a. ud af, at det ofte går så stærkt, når patienten ankommer til hospitalet, at lægerne ikke når at se journalen før behandlingen. Samtidig var det et problem for lægerne, at de mange papir-journaler – omkring 30.000 om året – gjorde det vanskeligt at bruge specifikke data i forskningssammenhænge.
”De studerende tog redderne igennem nogle brugbarhedstest og observerede dem undervejs. På den måde fik vi indsigt i, hvad der tog uhensigtsmæssigt lang tid, og hvad der virkede godt. Vi fandt desuden frem til nye problemer, som vi så var tvunget til at overveje igen,” fortæller udviklingschef John Gade.
Da det ikke er alle arbejdssituationer, brugerne selv er bevidste om, blev der også lavet videoobservationer.
Tidlig prototype
”For os handler det om meget tidligt at have en prototype klar, som vi kan præsentere for de kommende brugere. Vi ved af erfaring, at det kan være svært at forestille sig, hvordan noget beskrevet på papir kommer til at se ud og fungere på ens arbejdsplads,” siger han.
”For mig er det lige så interessant at kende behovene som at finde en løsning.”
John Gade, Udviklingschef Judex A/S
Derfor var de hurtigt ude med papkassemodeller. Han forklarer, at systemet er blevet justeret en del i forhold til de indledende tanker på baggrund af den indsigt, de har fået ved at involvere brugerne.
”Flere af vores udviklere har været med ude i ambulancerne og på akutmodtagelserne i nogle dage. Man skal være der så længe, at der bliver talt frit i kaffepauserne. For det er typisk der, frustrationerne kommer ud, når noget ikke fungerer. For mig er det lige så interessant at kende behovene som at finde en løsning,” fortæller John Gade.
Deres tilstedeværelse betød samtidig, at f.eks. redderne begyndte at tænke over, hvad de gerne vil lave om i deres arbejdssituation.
”I starten mødtes vi med brugerne to gange om ugen for at samle op på deres idéer og erfaringer med systemet. De bidrog med mange spændende løsningsforslag. Det var alt fra små detaljer til re-design af hele systemet,” siger han.
Brugerne bliver ambassadører
Brugerinvolveringen sikrer også, at især dem, som har været med til at udvikle systemet, tager ejerskab over det og fungerer som en slags ambassadører, forklarer John Gade.
”Vi hører kun om tilfredse brugere. Så noget tyder på, at vi har valgt den helt rigtige fremgangsmåde og lavet et system, som passer til deres behov. Traditionelt har vi altid været i dialog med brugerne meget tidligt i vores udviklingsprojekter, men brugbarhedstesten var ny, og den metode vil jeg bestemt overveje at bruge i andre projekter.”
Selvom amPHI har været i alle Region Nordjyllands ambulancer i snart fire år, fortsætter udviklingsarbejdet. For det er dels et krav, at systemet løbende skal kvalitetssikres, samtidig med at der opstår nye anvendelsesmuligheder på baggrund af brugernes erfaringer.
Blandt andet har lægerne og regionen fået et helt nyt datagrundlag, ligesom Falck stort set er blevet papirløs i Nordjylland, da alt vedrørende journalerne er registeret i en topsikret database i stedet for i mapper.
Supervisorer i regionen kan f.eks. bruge databasen til at beregne, hvor mange ture der er kørt, hvor hyppige diverse sygdomme og skader er, hvor mange gange der er blevet taget EKG, og hvad forbruget af diverse typer medicin er.
Stort økonomisk potentiale
Judex, der har 15 medarbejdere, har investeret et tocifret millionbeløb i at udvikle systemet. Selvom investeringen endnu ikke er tjent hjem, er forventningerne høje.
”Vi når breakeven, når vi har solgt systemet til to regioner. Der er sammenlagt ca. 500 ambulancer i alle regioner, og et system koster omkring 100.000 kr. Så det økonomiske potentiale er stort,” siger Erling Henningsen.
Det svarer til ca. 50 mio. kr. Direktøren håber, at det på sigt bliver et landsdækkende system.
”Vi har været i dialog med de fire øvrige regioner, og amPHI har fået meget positiv opmærksomhed. Men vi venter stadig på en udbudsrunde.”
”Man skal være der så længe, at der bliver talt frit i kaffepauserne. For det er typisk der, frustrationerne kommer ud, når noget ikke fungerer.
John Gade, Udviklingschef Judex A/S, om brugerobservation.
Dertil kommer hele det udenlandske marked, hvor der ikke findes et tilsvarende system.
”Det er okay at have en reference i Nordjylland, men det vil have en noget anden tyngde i forhold til udlandet, hvis det var et nationalt dansk system,” siger Erling Henningsen.
Fakta:
Når der indløber et 112-opkald med en syg eller tilskadekommen person, skabes der automatisk en elektronisk ambulancejournal med tid, sted, kontaktoplysninger mm. Alle nordjyske sygehuse, der har en skadestue, er koblet på systemet og kan følge med i igangværende ture og patientens tilstand.
Hvis eksempelvis sygeplejersken på Aalborg Sygehus kan se på skærmen, at tre ambulancer er på vej til et trafikuheld, kan vedkommende allerede dér gøre sig tanker om, hvordan modtagelsen bedst organiseres. Når ambulancen ankommer til sygehuset, ligger der et print klar magen til en ”gammeldags” ambulancejournal, som de afleverer sammen med patienten.
Kilde: www.redder.dk