Projektforløb

Når vækstforum har færdigbehandlet ansøgningerne og indstillet dem til tilsagn eller afslag under programmerne "Flere og bedre job" og "Innovation og viden", overgår ansøgningerne til Erhvervs- og Byggestyrelsen, som foretager legalitetskontrol og eventuelt hører Danmarks Vækstråd (konkurrenceudsat pulje). Legalitetskontrollen skal sikre, at projekterne er i overensstemmelse med programmer, forordninger, love og bekendtgørelser, statsstøtteregler, mv. Herefter administreres projekterne af Erhvervs- og Byggestyrelsen.

Det er projekternes ansvar at sætte sig grundigt ind i reglerne for strukturfondsadministration. Forordninger, love og bekendtgørelser, retningslinjer og vejledning om dokumentationskrav ligger samlet i Regelsamling i Vidensbanken på denne side.

Så snart der er modtaget positiv indstilling fra vækstforum, sender Erhvervs- og Byggestyrelsen ansøgningen til en revisor, som tilknyttes projektet. Revisoren skal, inden Erhvervs- og Byggestyrelsen giver tilsagn, afgive en erklæring (”forhåndsgodkendelsen”) over for styrelsen om, at ansøgerens forretningsgange og registreringssystemer er tilrettelagt forsvarligt.  I den forbindelse sender revisor et spørgeskema til projektet. Skemaet kan ses under Relevant materiale i højremenuen.

Hvis Erhvervs- og Byggestyrelsen herefter kan godkende projektet, sender styrelsen et tilsagnsbrev til projektet.

Efter at have modtaget et tilsagn om tilskud, skal projektet løbende indsende halvårlige statusrapporter og opdaterede projektbudgetter, hvor der blandt andet redegøres for fremdrift, økonomi og effekter. Regnskaberne skal opgøres pr. ultimo februar og ultimo august, og indsendes senest 3 uger efter opgørelsesdagen. Den til projektet knyttede revisor reviderer perioderegnskaberne og afgiver erklæringer herom overfor Erhvervs- og Byggestyrelsen. For februarregnskaberne er revision kun obligatorisk, hvis projektet ønsker udbetaling. Efter revisionen tager Erhvervs- og Byggestyrelsen stilling til, om og hvor meget der kan udbetales af tilskuddet.

Ved afslutningen af projektet indsender projektet en afsluttende projektrapport og projektregnskab. Dette revideres af revisor, som erklærer sig herom over for Erhvervs- og Byggestyrelsen, ligesom revisor afgiver en beretning om det udførte arbejde. På baggrund heraf foretager Erhvervs- og Byggestyrelsen endelig afregning af tilskuddet over for projektet.

Redskaber til administration og afrapportering for projekter

Der er knyttet en række forpligtelser til afrapportering, og der er en række dokumentationskrav i forbindelse med gennemførelsen af projekter, der får tilskud fra den Europæiske Socialfond eller den Europæiske Regionalfond. Disse fremgår dels af vilkårene i Erhvervs- og Byggestyrelsens tilsagnsbrev til projektet, dels af Bekendtgørelse nr. 358 af 18. april 2007 om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond med senere ændringer og af Bekendtgørelse nr. 207 af 5. marts 2010 om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond. I Erhvervs- og Byggestyrelsens Retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter findes en oversigt over regelsættet vedrørende tilskud fra EU’s Socialfond og Regionalfond. Via nedenstående link til Kom godt i gang kan du finde  teksten til en folder, som kort opridser nogle gode råd til,  hvordan støttemodtagere kan undgå de typiske faldgruber.