Når vækstforum har færdigbehandlet en ansøgning og indstillet den til tilsagn eller afslag under programmet "Flere og bedre job" eller "Innovation og viden", overgår ansøgningen til Erhvervsstyrelsen. Styrelsen foretager legalitetskontrol og hører eventuelt Danmarks Vækstråd (konkurrenceudsat pulje). Legalitetskontrollen skal sikre, at projektet er i overensstemmelse med programmet, forordninger, love og bekendtgørelser, statsstøtteregler mv. Herefter administreres projektet af Erhvervsstyrelsen, som udsteder tilsagn, modtager regnskaber og foretager udbetalinger til projektet.

Det er projektets ansvar at sætte sig grundigt ind i reglerne for strukturfondsadministration. Forordninger, love, bekendtgørelser og retningslinjer ligger samlet i Regelsamling på denne side.

Så snart der er modtaget en positiv indstilling fra vækstforum, sender Erhvervsstyrelsen ansøgningen til en revisor, som tilknyttes projektet. Revisoren skal, inden Erhvervsstyrelsen giver tilsagn, afgive en erklæring (”forhåndsgodkendelsen”) over for styrelsen. I erklæringen vurderer revisor, om ansøgerens forretningsgange og registreringssystemer er tilrettelagt forsvarligt, samt om ansøger er bekendt med reglerne.  I den forbindelse sender revisor et spørgeskema til projektet. Skemaet kan ses under Relevant materiale i højremenuen.

Hvis Erhvervsstyrelsen herefter kan godkende projektet, sender styrelsen et tilsagnsbrev til projektet.

Efter at have modtaget et tilsagn om tilskud, skal projektet løbende indsende halvårlige regnskaber, statusrapporter, anvendte værktøjer til registrering af løn- og deltagerudgifter og evt. opdaterede projektbudgetter. Ved rapportering skal projektet blandt andet redegøre for fremdrift, økonomi og effekter. Regnskaberne skal opgøres pr. ultimo februar og ultimo august, og indsendes senest 3 uger efter opgørelsesdagen. Den til projektet knyttede revisor reviderer perioderegnskabet og afgiver erklæring herom overfor Erhvervsstyrelsen. For februarregnskabet er revision kun obligatorisk, hvis projektet ønsker udbetaling. Efter revisionen tager Erhvervsstyrelsen stilling til, om og hvor meget der kan udbetales af tilskuddet.

Ved afslutningen af projektet indsender projektet en afsluttende projektrapport og et endeligt projektregnskab. Dette revideres af revisor, som erklærer sig herom over for Erhvervsstyrelsen, ligesom revisor afgiver en beretning om det udførte arbejde. På baggrund heraf foretager Erhvervsstyrelsen endelig afregning af tilskuddet til projektet.

Redskaber til administration og afrapportering for projekter

Der er knyttet en række forpligtelser til afrapportering, og der er en række dokumentationskrav i forbindelse med gennemførelsen af projekter, der får tilskud fra den Europæiske Socialfond eller den Europæiske Regionalfond. Disse fremgår dels af vilkårene i Erhvervsstyrelsens tilsagnsbrev til projektet, dels af Bekendtgørelse nr. 358 af 18. april 2007 om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond med senere ændringer og af Bekendtgørelse nr. 207 af 5. marts 2010 om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond. I Erhvervsstyrelsens Retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter findes en oversigt over regelsættet vedrørende tilskud fra EU’s Socialfond og Regionalfond.

Via nedenstående link til Kom godt i gang kan du finde nogle gode råd til, hvordan støttemodtagere kan undgå de typiske faldgruber.